Domiciliation d'entreprise : ce que c'est, pour qui et combien ça coûte

Imaginez que vous créez votre société et que vous travaillez depuis chez vous. Une adresse va apparaître sur vos factures, votre site et vos e-mails. Voulez-vous vraiment que ce soit celle de votre domicile ? C'est précisément à cela que sert la domiciliation.

Concrètement, la société utilise l'adresse d'un centre d'affaires comme siège social et domicile fiscal, sans y avoir de bureau. Le prestataire reçoit le courrier au nom de la société et vous prévient quand quelque chose arrive. On parle aussi de bureau virtuel : une adresse professionnelle sans le loyer d'un bureau.

Siège social et domicile fiscal, deux notions distinctes

La sede social (siège social) est l'adresse inscrite dans les statuts et au registre du commerce. Le Código das Sociedades Comerciais (code des sociétés portugais) prévoit que le siège doit être établi dans un lieu précisément défini et qu'il constitue le domicile de la société (article 12). Le même code impose de l'indiquer dans les contrats, la correspondance, les sites internet et, de manière générale, dans toute l'activité externe de la société (article 171).

Le domicílio fiscal (domicile fiscal) est, lui, l'adresse qui compte pour l'Autoridade Tributária, que tout le monde appelle Finanças. Pour les personnes morales, la Lei Geral Tributária (loi générale fiscale) le définit comme le lieu du siège ou de la direction effective (article 19), si bien que dans une société les deux coïncident presque toujours. La même loi précise qu'un changement de domicile ne produit pas d'effet tant qu'il n'a pas été communiqué à Finanças.

Pour un entrepreneur individuel, la règle change : le domicile fiscal d'une personne physique est sa résidence habituelle. Il peut prendre une adresse professionnelle pour le courrier et son image, mais doit vérifier avec son comptable ce qu'il peut indiquer, et où.

Pour qui

Le cas le plus fréquent est celui de la personne qui travaille chez elle et ne veut pas voir son adresse personnelle au registre du commerce, sur ses factures et sur son site. Viennent ensuite les sociétés en création, qui ont besoin d'un siège pour être immatriculées mais pas encore d'un bureau. Puis ceux qui passent la semaine sur la route, les associés qui vivent hors du Portugal et les sociétés qui ont fermé leur bureau et ne veulent pas changer de siège à chaque déménagement.

Ce que le service comprend en général

Le socle est presque toujours le même : siège social et domicile fiscal à l'adresse du prestataire, réception du courrier (recommandés compris, selon les conditions du contrat), avis d'arrivée par e-mail ou autre et, souvent, une salle de réunion sur réservation, parfois facturée à part.

Avant de signer, renseignez-vous. Le courrier est-il ouvert et numérisé, ou seulement photographié de l'extérieur ? Comment le récupérer ou le faire réexpédier ? Quels colis sont acceptés ? Et combien coûte la résiliation ?

Par ailleurs, l'adresse physique n'est pas le seul canal de Finanças. La Lei Geral Tributária oblige les sociétés à disposer d'une boîte aux lettres électronique, sauf adhésion au service public de notifications électroniques associé à la morada única digital. Une bonne domiciliation ne vous en dispense pas.

Combien ça coûte

Pas de tarif fixe : tout dépend de la ville, des prestations et du contrat. Comparez le prix mensuel et annuel, la TVA, les frais d'ouverture, les limites de courrier, le coût de réexpédition, le préavis de résiliation et la reconduction tacite. Un prix bas assorti de nombreux suppléments peut revenir plus cher.

Pourquoi le domiciliataire demande autant de documents

Cette liste n'a rien d'une paperasse gratuite. La Lei n.º 83/2017, relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux, range les prestataires de services aux sociétés parmi les entités assujetties et vise expressément la fourniture de sièges sociaux et d'adresses commerciales, administratives ou postales (article 4).

Le prestataire doit obtenir des informations sur les bénéficiaires effectifs du client avant d'entamer la relation (article 29) et vérifier la présence de personnes politiquement exposées (article 19). On vous demandera donc normalement :

• le code de la certidão permanente (extrait permanent du registre du commerce) ;
• la pièce d'identité et un justificatif de domicile du gérant ;
• le justificatif du RCBE, le registre central portugais des bénéficiaires effectifs ;
• les bénéficiaires effectifs, en précisant si l'un d'eux est une personne politiquement exposée.

Si la société n'est pas encore créée, on demande en général le certificado de admissibilidade, qui atteste que la dénomination a été approuvée. Si un prestataire ne vous demande rien de tout cela, méfiez-vous plutôt que de vous en réjouir.

La Domiciliation chez My Desk

Chez My Desk, au centre de Maia, la Domiciliation coûte 20 €/mois ou 200 €/an (2 mois offerts en paiement annuel), exonérée de TVA en vertu de l'article 53 du Código do IVA. Elle comprend le siège social et le domicile fiscal, la réception des lettres et des petits colis (nous ne recevons pas les gros colis). La salle de réunion est en option : 2 heures par mois pour 10 € de plus par mois, avec l'heure supplémentaire à 5 €. Nous photographions chaque enveloppe de l'extérieur, sans jamais l'ouvrir, et vous prévenons par e-mail, WhatsApp et dans l'espace client My Desk.

Le service est 100 % en ligne. Sociétés, entrepreneurs individuels (empresário em nome individual) et particuliers peuvent y souscrire. Si votre société est encore à créer, vous pouvez souscrire d'abord, utiliser l'adresse de My Desk lors de l'immatriculation, puis nous envoyer la certidão permanente. Tout se fait en ligne sur souscrire la Domiciliation.