Morada Virtual: o que é, a quem serve e quanto custa

Imagine que está a constituir a sua empresa e trabalha a partir de casa. Nas faturas, no site e no rodapé dos emails vai aparecer uma morada. Quer mesmo que seja a da sua casa? É para situações destas que existe a Morada Virtual.

Na prática, a empresa passa a usar a morada de um espaço de negócios como sede social e domicílio fiscal, sem ocupar lá um escritório. O prestador recebe o correio em nome da empresa e avisa quando chega alguma coisa. Também lhe chamam domiciliação de empresas ou escritório virtual: uma morada profissional sem a renda de um escritório.

Sede social e domicílio fiscal não são a mesma coisa

A sede social é a morada que consta do contrato de sociedade e do registo comercial. O Código das Sociedades Comerciais diz que a sede tem de ser estabelecida em local concretamente definido e que constitui o domicílio da sociedade (artigo 12.º). O mesmo código obriga a indicá-la nos contratos, na correspondência, nos sítios na internet e, de um modo geral, em toda a atividade externa da empresa (artigo 171.º).

Já o domicílio fiscal é a morada que conta para a Autoridade Tributária. Para as pessoas coletivas, a Lei Geral Tributária define-o como o local da sede ou da direção efetiva (artigo 19.º), pelo que numa sociedade os dois coincidem quase sempre. A mesma lei acrescenta que a mudança de domicílio não produz efeitos enquanto não for comunicada às Finanças.

Para quem trabalha em nome individual, a regra muda: o domicílio fiscal de uma pessoa singular é o local da residência habitual. Um empresário em nome individual pode ter uma morada profissional para receber correio e para a imagem do negócio, mas deve confirmar com o contabilista o que pode indicar e onde.

A quem faz sentido

O caso mais comum é o de quem trabalha em casa e não quer a morada pessoal no registo comercial, nas faturas e no site. Seguem-se as empresas acabadas de nascer, que precisam de uma sede para se constituírem mas ainda não de um escritório. E há quem passe a semana na estrada, sócios que vivem fora de Portugal e empresas que fecharam o escritório e não querem mudar a sede sempre que alguém muda de casa.

O que costuma incluir

O núcleo é quase sempre o mesmo: sede social e domicílio fiscal na morada do prestador, receção de correio (cartas registadas incluídas, dentro das regras do contrato), aviso de chegada por email ou por outra via e, muitas vezes, uma sala de reuniões por marcação, às vezes paga à parte.

Antes de assinar, faça algumas perguntas simples. O correio é aberto e digitalizado ou apenas fotografado por fora? Como se levanta ou reencaminha? Que tipo de encomendas aceitam? E quanto custa sair do contrato?

Outro pormenor que muita gente esquece: a morada física não é o único canal das Finanças. A Lei Geral Tributária obriga as sociedades a ter caixa postal eletrónica, salvo se aderirem ao serviço público de notificações eletrónicas associado à morada única digital. Uma boa Morada Virtual não dispensa isso.

Quanto custa

Não há preço tabelado: depende da cidade, do que está incluído e do contrato. Ao comparar, veja o preço mensal e o anual, o IVA, os custos de adesão, os limites de correio, o custo de reencaminhamento, o pré-aviso para sair e a renovação automática. Um preço baixo cheio de extras pode sair mais caro.

Porque é que o domiciliador pede tantos documentos

A lista de documentos não é burocracia inventada. A Lei n.º 83/2017, sobre prevenção do branqueamento de capitais, inclui entre as entidades obrigadas os prestadores de serviços a sociedades e refere expressamente o fornecimento de sedes sociais e de endereços comerciais, administrativos ou postais (artigo 4.º).

Na prática, quem presta este serviço tem de obter informação sobre os beneficiários efetivos do cliente antes de começar a relação (artigo 29.º) e verificar se há pessoas politicamente expostas (artigo 19.º). Por isso é normal pedirem:

• o código da certidão permanente do registo comercial;
• o documento de identificação e o comprovativo de morada do gerente;
• o comprovativo do RCBE, o Registo Central do Beneficiário Efetivo;
• os beneficiários efetivos e se algum deles é pessoa politicamente exposta.

Se a empresa ainda não está constituída, costuma ser pedido o certificado de admissibilidade da firma, que mostra que o nome já foi aprovado. E se um prestador não lhe pedir nada disto, desconfie em vez de ficar descansado.

Morada Virtual na My Desk

Na My Desk, no centro da Maia, a Morada Virtual custa 20 €/mês ou 200 €/ano (no pagamento anual tem 2 meses grátis), isento de IVA ao abrigo do artigo 53.º do Código do IVA. Inclui sede social e domicílio fiscal, receção de cartas e pequenas encomendas (não recebemos encomendas grandes). A sala de reuniões é um extra: 2 horas por mês por mais 10 € por mês, com hora extra a 5 €. Sempre que chega correio, fotografamos o envelope por fora, sem nunca o abrir, e o aviso chega-lhe por email, por WhatsApp e na área de cliente My Desk.

O serviço é 100% online. Pode ser contratado por uma sociedade, por um empresário em nome individual ou por um particular. Se a empresa ainda vai ser constituída, pode contratar primeiro, usar a morada da My Desk na constituição e enviar-nos depois a certidão permanente. O contrato faz-se e assina-se online, em contratar Morada Virtual.