RCBE: o que é e porque lho pedem quando domicilia a empresa

Abre uma conta bancária para a empresa, troca de contabilista ou contrata uma morada para a sede, e lá aparece a mesma pergunta: "tem o comprovativo do RCBE?" Parece mais um papel para juntar à pilha, mas a ideia do Registo Central do Beneficiário Efetivo é simples: saber quem está, de facto, por trás de cada empresa.

O que é o RCBE

É uma base de dados gerida pelo Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) que identifica as pessoas que controlam uma sociedade, um fundo ou outra entidade coletiva. Foi criado pela Lei n.º 89/2017, de 21 de agosto, alterada pela Lei n.º 58/2020, e regulado pelas Portarias n.º 233/2018 e n.º 200/2019. Resulta da transposição da quarta diretiva europeia contra o branqueamento de capitais.

Convém ter presente que a informação do RCBE não serve como prova da situação jurídica da entidade. Para isso continua a valer a certidão permanente do registo comercial.

Quem é o beneficiário efetivo

É a pessoa singular que, direta ou indiretamente, detém a propriedade ou o controlo da entidade. Nunca pode ser outra empresa: se a sua sociedade é detida por uma holding, é preciso subir na cadeia até chegar às pessoas.

O indicador mais usado é a percentagem do capital. Ter participações que representem mais de 25% do capital social é indicador de propriedade direta. Não é, no entanto, o único critério, porque também conta quem controla por outros meios, como acordos entre sócios ou direitos de voto. E se, esgotados todos os meios, não for possível identificar ninguém nestas condições, a Lei n.º 83/2017 manda considerar como beneficiário efetivo quem ocupa a direção de topo da entidade.

Um exemplo bem comum: dois amigos abrem uma sociedade por quotas e ficam com 50% cada um. Ambos têm mais de 25%, por isso, em princípio, ambos são beneficiários efetivos.

Quem tem de declarar

O registo é obrigatório para todas as entidades constituídas em Portugal e para as que cá pretendam fazer negócios. Quanto a quem pode submeter a declaração, podem fazê-lo os gerentes, administradores e membros de órgãos de administração, os fundadores nos processos de constituição imediata ou online, e os advogados, notários e solicitadores, cujos poderes de representação se presumem. Os contabilistas certificados também o podem fazer, como representantes; o guia da Ordem dos Contabilistas Certificados de 2023 recomendava juntar prova da representação ao pedido.

O acesso faz-se em rcbe.justica.gov.pt, com Chave Móvel Digital, Cartão de Cidadão com leitor e PIN, ou certificado de autenticação profissional.

Prazos

Há três momentos a ter em conta, e os prazos são curtos:

• Declaração inicial: 30 dias após o registo de constituição, a inscrição definitiva no Ficheiro Central de Pessoas Coletivas ou a atribuição de NIF, conforme o tipo de entidade.
• Alterações: o mais rapidamente possível e nunca mais de 30 dias depois do facto que as origina, por exemplo uma cessão de quotas ou a entrada de um novo sócio.
• Confirmação anual: segundo o guia prático da Ordem dos Contabilistas Certificados (2023), até 15 de julho através da IES ou até 31 de dezembro no portal do RCBE.

Qual das vias de confirmação anual se aplica à sua empresa? Confirme com o contabilista antes de o prazo apertar.

Quanto custa e o que acontece se não declarar

A declaração é gratuita. Só alguns atos específicos pagam emolumentos, como a retificação de erros não imputáveis aos serviços.

Deixar passar é que pode sair caro. Não declarar é contraordenação, com coima entre 1.000 € e 50.000 €, e enquanto a situação não estiver regularizada a entidade fica impedida, entre outras coisas, de distribuir lucros, de concorrer a contratos públicos e de se candidatar a fundos europeus. Declarações falsas têm responsabilidade criminal.

Como obter o comprovativo

Depois de submetida e validada, a declaração dá origem a um comprovativo que pode ser consultado com um código de acesso. Esse código substitui o papel e é, normalmente, o que se envia a quem pede o comprovativo. Guarde-o num sítio fácil de encontrar.

No portal existe também a opção Consultar, que permite ver a declaração de uma entidade e obter um comprovativo da consulta. É o que fazem as entidades obrigadas a consultar o registo.

Porque é que o domiciliador pede o RCBE

A Lei n.º 83/2017, sobre prevenção do branqueamento de capitais, inclui entre as entidades obrigadas os prestadores de serviços a sociedades e refere expressamente o fornecimento de sedes sociais e de endereços comerciais, administrativos ou postais. Antes de aceitar um cliente, estes prestadores têm de obter informação sobre os seus beneficiários efetivos. O próprio portal do RCBE indica a Lei n.º 83/2017 como base da obrigação de consulta.

Daí que, ao pedir uma Morada Virtual, seja normal pedirem-lhe o comprovativo do RCBE, a identificação dos beneficiários efetivos e a indicação de se algum deles é pessoa politicamente exposta. Se a declaração estiver desatualizada, o melhor é corrigi-la antes de avançar.

Na My Desk

Quando o cliente da Morada Virtual é uma sociedade, pedimos o código da certidão permanente, a identificação e o comprovativo de morada do gerente, o comprovativo do RCBE, os beneficiários efetivos e a resposta sobre pessoas politicamente expostas. Tudo é carregado online, em contratar Morada Virtual. Se a sociedade ainda vai ser constituída, pode contratar primeiro, usar a nossa morada na constituição e enviar-nos a certidão permanente depois. Se tiver dúvidas sobre os documentos, veja as perguntas frequentes.