RCBE: qué es y por qué se lo piden al domiciliar su empresa

Abre una cuenta bancaria para la empresa, cambia de gestor o contrata una dirección para la sede, y aparece la misma pregunta: "¿tiene el justificante del RCBE?" Parece un papel más para la pila, pero la idea del Registo Central do Beneficiário Efetivo, el registro portugués de titulares reales, es sencilla: saber quién está realmente detrás de cada empresa.

Qué es el RCBE

Es una base de datos gestionada por el Instituto dos Registos e do Notariado (IRN) que identifica a las personas que controlan una sociedad, un fondo u otra entidad. Se creó con la Lei n.º 89/2017, de 21 de agosto, modificada por la Lei n.º 58/2020, y está regulado por las Portarias n.º 233/2018 y n.º 200/2019. Es fruto de la transposición de la cuarta directiva europea contra el blanqueo de capitales.

La información del RCBE no sirve como prueba de la situación jurídica de la entidad. Para eso sigue valiendo la certidão permanente del registro mercantil.

Quién es el titular real

Es la persona física que, directa o indirectamente, posee o controla la entidad. Nunca puede ser otra empresa: si su sociedad pertenece a una holding, hay que subir por la cadena hasta llegar a las personas.

El indicador más usado es el porcentaje del capital. Tener participaciones que representen más del 25% del capital social es indicador de propiedad directa. No es el único criterio: también cuenta quien controla por otros medios, como pactos entre socios o derechos de voto. Y si, agotados todos los medios, no es posible identificar a nadie en estas condiciones, la Lei n.º 83/2017 manda considerar titular real a quien ocupa la dirección de la entidad.

Un ejemplo muy habitual: dos amigos crean una sociedad limitada y se quedan con el 50% cada uno. Ambos tienen más del 25%, así que, en principio, los dos son titulares reales.

Quién debe declarar

El registro es obligatorio para todas las entidades constituidas en Portugal y para las que quieran hacer negocios en el país. Pueden presentar la declaración los administradores y miembros de órganos de administración, los fundadores en los procesos de constitución inmediata u online, y los abogados, notarios y solicitadores, cuyos poderes de representación se presumen. Los contabilistas certificados también pueden hacerlo como representantes; la guía de la Ordem dos Contabilistas Certificados de 2023 recomendaba adjuntar prueba de la representación.

Se accede en rcbe.justica.gov.pt, con Chave Móvel Digital, Cartão de Cidadão con lector y PIN, o certificado de autenticación profesional.

Plazos

Hay tres momentos que tener en cuenta, y los plazos son cortos:

• Declaración inicial: 30 días después de la inscripción de la constitución, la inscripción definitiva en el Ficheiro Central de Pessoas Coletivas o la asignación de NIF, según el tipo de entidad.
• Cambios: lo antes posible y nunca más de 30 días después del hecho que los origina, por ejemplo una cesión de participaciones o la entrada de un socio nuevo.
• Confirmación anual: según la guía práctica de la Ordem dos Contabilistas Certificados (2023), hasta el 15 de julio a través de la IES (declaración anual de información empresarial) o hasta el 31 de diciembre en el portal del RCBE.

¿Qué vía de confirmación anual le corresponde? Pregunte a su gestor con tiempo.

Cuánto cuesta y qué pasa si no declara

La declaración es gratuita. Solo algunos actos concretos pagan tasas, como la rectificación de errores no imputables a los servicios.

Lo que sí puede salir caro es dejarlo pasar. No declarar es una infracción administrativa, con multa de entre 1.000 € y 50.000 €, y mientras la situación no se regularice la entidad no puede, entre otras cosas, repartir beneficios, presentarse a contratos públicos ni optar a fondos europeos. Las declaraciones falsas conllevan responsabilidad penal.

Cómo obtener el justificante

Una vez presentada y validada, la declaración genera un justificante que se consulta con un código de acceso. Ese código sustituye al papel y es, normalmente, lo que se envía a quien pide el justificante.

El portal ofrece además la opción Consultar, que permite ver la declaración de una entidad y obtener un justificante de la consulta. Es lo que hacen los sujetos obligados a consultar el registro.

Por qué el prestador de domiciliación pide el RCBE

La Lei n.º 83/2017, sobre prevención del blanqueo de capitales, incluye entre los sujetos obligados a los prestadores de servicios a sociedades y menciona expresamente el suministro de sedes sociales y de direcciones comerciales, administrativas o postales. Antes de aceptar a un cliente, estos prestadores deben obtener información sobre sus titulares reales. El propio portal del RCBE cita la Lei n.º 83/2017 como base de la obligación de consulta.

Por eso, al pedir una domiciliación, es normal que le soliciten el justificante del RCBE, la identificación de los titulares reales y si alguno de ellos es persona políticamente expuesta. Si su declaración está desactualizada, corríjala antes de seguir.

En My Desk

Cuando el cliente de la Domiciliación es una sociedad, pedimos el código de la certidão permanente, la identificación y un justificante de domicilio del administrador, el justificante del RCBE, los titulares reales y la respuesta sobre personas políticamente expuestas. Todo se sube online, en contratar la Domiciliación. Si la sociedad aún está por constituir, puede contratar primero, usar nuestra dirección en la constitución y enviarnos después la certidão permanente. Si tiene dudas sobre los documentos, consulte las preguntas frecuentes.