Cómo cambiar la sede social de su empresa en Portugal, paso a paso

Muchas veces el traslado de sede empieza con algo corriente: se acaba el contrato de la oficina o el administrador se muda, y la dirección del registro mercantil deja de corresponder con la realidad. ¿Qué hay que hacer? Modificar un elemento del contrato de sociedad e inscribir esa modificación. Casi siempre se resuelve online, pero conviene revisar algunos detalles antes de empezar.

Quién decide el traslado

El Código das Sociedades Comerciais (Código de Sociedades portugués) dice que, salvo disposición en contrario en el contrato de sociedad, la administración puede trasladar la sede dentro del territorio nacional (artículo 12.º, n.º 2). En una sociedad por quotas, el equivalente a una sociedad limitada, la administración es la gerência. Por regla general, no hace falta reunir a los socios: basta un acta o una declaración escrita de la gerência que decida el traslado.

La excepción está en el propio contrato. Si los estatutos prohíben el traslado o lo reservan a los socios, la decisión pasa a ellos, con la mayoría que exijan la ley y el contrato. Por eso el primer paso es siempre el mismo: leer el contrato. Trasladar la sede fuera de Portugal es otro procedimiento, que esta regla no cubre.

Paso a paso

1. Leer el contrato de sociedad. Está en la certidão permanente (certificado permanente). Busque alguna cláusula sobre la sede.
2. Asegurar la nueva dirección. La sede debe ser un lugar concretamente definido: una oficina alquilada o una dirección de domiciliación, siempre que el contrato con el propietario o el prestador lo permita.
3. Ver si necesita certificado de admisibilidad. Según Doutor Finanças, se exige al trasladarse a otro municipio, salvo si es limítrofe o si la denominación es de fantasía. Confírmelo en su caso, porque el certificado debe pedirse antes.
4. Formalizar la decisión. Acta o declaración escrita de la gerência, o acta de la junta general si deciden los socios.
5. Pedir la inscripción. Online, en ePortugal, en el área de servicios de empresa online, o presencialmente en una conservatória (registro).

Pueden presentar la solicitud el administrador, un apoderado, un abogado o un solicitador. Online, indica el NIPC (número fiscal de la empresa) y la nueva dirección, sube los documentos, paga y guarda el justificante.

Plazo para inscribir

La regla general del registro mercantil es que los hechos sujetos a inscripción obligatoria deben inscribirse en un plazo de dos meses desde la fecha en que se formalizaron. En la práctica, cuente dos meses desde la fecha del acta o de la declaración. No lo deje para más tarde: mientras la inscripción no esté hecha la dirección oficial de la empresa sigue siendo la antigua.

Cuánto cuesta

La inscripción paga tasas fijadas por el Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado, y las solicitudes online suelen salir más baratas que las presenciales. No hemos podido confirmar el importe actual en una fuente oficial en la fecha de este artículo, así que preferimos no indicar una cifra. El importe exacto aparece en el servicio online antes de pagar. Si necesita certificado de admisibilidad, es un coste aparte.

Finanças y Seguridad Social

El Código do IRC (impuesto sobre sociedades) obliga a presentar una declaración de modificación cada vez que cambia algún dato de la declaración de alta, en un plazo de 15 días para quien ejerce una actividad sujeta a IVA, o de 30 días en los demás casos (artículo 118.º, n.º 5). Pero el n.º 7 del mismo artículo dispensa esa declaración cuando el cambio es un hecho sujeto a inscripción en la Conservatória do Registo Comercial, y el traslado de sede de una sociedad es precisamente uno de esos hechos.

Por regla general, entonces, no tiene que presentar nada en Finanças. Aun así, tras la inscripción, compruebe en el Portal das Finanças que la dirección ya aparece actualizada, porque la Lei Geral Tributária dice que el cambio de domicilio no produce efectos mientras no se comunique a la administración tributaria. Pida a su gestor que valide este punto. Comunique también la nueva dirección a la Segurança Social, si no se actualiza automáticamente.

Qué actualizar después

La inscripción resuelve la parte legal; el resto depende de usted. La ley obliga a indicar la sede en los contratos, la correspondencia, los sitios web y toda la actividad externa (artículo 171.º del Código das Sociedades Comerciais). Empiece por los datos del emisor en el programa de facturación y en las plantillas de documentos, porque la próxima factura ya debe salir bien. Después, la web, la firma de los correos, las propuestas y las firmas. Avise a bancos, aseguradoras, proveedores y clientes con contrato. Revise también las licencias, autorizaciones o registros sectoriales que tenga. No olvide el Google Business Profile ni las redes sociales. Y mantenga durante unos meses el reenvío del correo de la dirección antigua.

Si la nueva sede está en Maia

Si necesita una dirección para la sede pero no una oficina, la Domiciliación de My Desk, en el centro de Maia, cuesta 20 €/mes o 200 €/año, exenta de IVA (artículo 53.º del Código do IVA). Recibimos sus cartas y paquetes pequeños y le avisamos por correo electrónico, por WhatsApp y en el área de cliente, con la foto del sobre. El servicio es 100% online, pueden contratarlo una sociedad, un empresario individual o un particular, y el contrato puede servir de base para la solicitud de inscripción. Puede ver todos los planes en precios o contratar la Domiciliación directamente.