Como mudar a sede social da empresa em Portugal, passo a passo

Muitas vezes a mudança de sede começa com algo banal: o contrato do escritório chega ao fim ou o gerente muda de casa, e a morada do registo comercial deixa de corresponder à realidade. O que é preciso fazer? Alterar um elemento do contrato de sociedade e registar essa alteração. Quase sempre resolve-se online, mas há alguns pormenores a ver antes de começar.

Quem decide a mudança

O Código das Sociedades Comerciais diz que, salvo disposição em contrário no contrato da sociedade, a administração pode deslocar a sede dentro do território nacional (artigo 12.º, n.º 2). Numa sociedade por quotas, a administração é a gerência. Em regra, portanto, não é preciso reunir os sócios: basta uma ata da gerência ou uma declaração escrita da gerência a decidir a mudança.

A exceção está no próprio contrato. Se o pacto social proíbe a mudança ou a reserva aos sócios, a decisão passa para eles, com a maioria que a lei e o contrato exigirem. É por isso que o primeiro passo é sempre o mesmo: ler o contrato. Convém ainda saber que mudar a sede para fora de Portugal é outro processo, que esta regra não cobre.

Passo a passo

1. Ler o contrato de sociedade. Está na certidão permanente. Procure alguma cláusula sobre a sede.
2. Garantir a nova morada. A sede tem de ser um local concretamente definido: um escritório arrendado ou uma morada de domiciliação, desde que o contrato com o proprietário ou o prestador o permita.
3. Ver se precisa de certificado de admissibilidade. Segundo o Doutor Finanças, é exigido na mudança para outro concelho, exceto quando se trata de concelho limítrofe ou de uma firma de fantasia. Confirme no seu caso, porque o certificado tem de ser pedido antes.
4. Formalizar a decisão. Ata ou declaração escrita da gerência, ou ata da assembleia geral se forem os sócios a decidir.
5. Pedir o registo. Online, no ePortugal, na área de serviços de empresa online, ou presencialmente numa conservatória.

O pedido pode ser feito pelo gerente, por um mandatário com procuração, por um advogado ou por um solicitador. Online, indica o NIPC e a nova morada, carrega os documentos, paga e guarda o comprovativo.

Prazo para registar

A regra geral do registo comercial é que os factos sujeitos a registo obrigatório têm de ser registados no prazo de dois meses a contar da data em que foram titulados. Traduzindo, conte os dois meses a partir da data da ata ou da declaração. E não deixe arrastar, porque enquanto o registo não estiver feito a morada oficial da empresa continua a ser a antiga.

Quanto custa

O registo paga emolumentos fixados pelo Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado, e os pedidos online costumam sair mais baratos do que os presenciais. Não conseguimos confirmar o valor atual numa fonte oficial à data deste artigo, por isso preferimos não indicar um número. O valor exato aparece no serviço online antes do pagamento. Se precisar de certificado de admissibilidade, esse é um custo à parte.

Finanças e Segurança Social

O Código do IRC obriga a entregar uma declaração de alterações sempre que muda algum elemento da declaração de início, no prazo de 15 dias para quem exerce atividade sujeita a IVA, ou de 30 dias nos restantes casos (artigo 118.º, n.º 5). Só que o n.º 7 do mesmo artigo dispensa essa declaração quando a alteração é um facto sujeito a registo na Conservatória do Registo Comercial, e a mudança de sede de uma sociedade é precisamente um desses factos.

Em regra, então, não precisa de entregar nada nas Finanças. Ainda assim, depois do registo, vá ao Portal das Finanças confirmar que a morada já aparece atualizada, porque a Lei Geral Tributária diz que a mudança de domicílio não produz efeitos enquanto não for comunicada à administração tributária. Peça ao contabilista para validar este ponto. Comunique também a nova morada à Segurança Social, se a atualização não for feita automaticamente.

O que atualizar depois

O registo trata da parte legal; o resto fica do seu lado. A lei obriga a indicar a sede nos contratos, na correspondência, nos sítios na internet e em toda a atividade externa (artigo 171.º do Código das Sociedades Comerciais), e é fácil deixar alguma coisa para trás. Comece pelos dados do emitente no programa de faturação e nos modelos de documentos, porque a próxima fatura já deve sair certa. Passe depois ao site, ao rodapé dos emails, às propostas e às assinaturas. Avise bancos, seguradoras, fornecedores e clientes com contrato. Se a atividade tiver licenças, alvarás ou registos setoriais, também precisam de ser revistos. Não se esqueça do Google Business Profile e das redes sociais. E mantenha, durante uns meses, o reencaminhamento do correio da morada antiga.

Se a nova sede for na Maia

Se procura uma morada para a sede e não precisa de escritório, a Morada Virtual da My Desk, no centro da Maia, custa 20 €/mês ou 200 €/ano, isento de IVA (artigo 53.º do Código do IVA). Recebemos as suas cartas e pequenas encomendas e avisamos por email, por WhatsApp e na área de cliente, com a fotografia do envelope. O serviço é 100% online, pode ser contratado por uma sociedade, por um empresário em nome individual ou por um particular, e o contrato pode servir de base ao pedido de registo. Pode ver todos os planos em preços ou contratar a Morada Virtual diretamente.