Transférer le siège social de votre société au Portugal, étape par étape

Un transfert de siège commence souvent par quelque chose de banal : le bail du bureau arrive à son terme ou le gérant déménage, et l'adresse du registre du commerce ne correspond plus à la réalité. Que faut-il faire ? Modifier un élément des statuts et faire inscrire cette modification. Presque tout se règle en ligne, mais quelques points méritent d'être vérifiés avant de commencer.

Qui décide

Le Código das Sociedades Comerciais (code des sociétés portugais) prévoit que, sauf disposition contraire des statuts, l'administration peut transférer le siège sur le territoire national (article 12, paragraphe 2). Dans une sociedade por quotas, l'équivalent d'une SARL, l'administration est la gerência, c'est-à-dire la gérance. En règle générale, il n'est donc pas nécessaire de réunir les associés : un procès-verbal ou une déclaration écrite de la gérance suffit.

L'exception se trouve dans les statuts eux-mêmes. S'ils interdisent le transfert ou le réservent aux associés, la décision leur revient, à la majorité exigée par la loi et les statuts. D'où une première étape toujours identique : lire les statuts. Transférer le siège hors du Portugal relève d'une autre procédure, que cette règle ne couvre pas.

Étape par étape

1. Lire les statuts. Ils figurent dans la certidão permanente (extrait permanent). Cherchez une éventuelle clause sur le siège.
2. Trouver la nouvelle adresse. Le siège doit être un lieu précisément défini : un bureau loué ou une adresse de domiciliation, si le contrat avec le propriétaire ou le prestataire le permet.
3. Vérifier s'il faut un certificado de admissibilidade. Selon Doutor Finanças, il est exigé pour un transfert vers une autre commune, sauf commune limitrophe ou dénomination de fantaisie. Vérifiez votre cas, car le certificat doit être demandé avant.
4. Formaliser la décision. Procès-verbal ou déclaration écrite de la gérance, ou procès-verbal de l'assemblée générale si ce sont les associés qui décident.
5. Demander l'inscription. En ligne sur ePortugal, dans l'espace des services aux entreprises, ou sur place dans une conservatória (bureau du registre).

La demande peut être déposée par le gérant, un mandataire muni d'une procuration, un avocat ou un solicitador. En ligne, vous indiquez le NIPC (numéro fiscal de la société) et la nouvelle adresse, vous téléversez les documents, vous payez et vous gardez le justificatif.

Délai d'inscription

La règle générale du registre du commerce veut que les faits soumis à inscription obligatoire soient inscrits dans les deux mois suivant la date de leur formalisation. En pratique, comptez deux mois à partir de la date du procès-verbal ou de la déclaration. Ne traînez pas : tant que l'inscription n'est pas faite, l'adresse officielle de la société reste l'ancienne.

Combien ça coûte

L'inscription donne lieu à des droits fixés par le Regulamento Emolumentar dos Registos e Notariado, et les demandes en ligne sont en général moins chères qu'au guichet. Nous n'avons pas pu confirmer le montant actuel auprès d'une source officielle à la date de cet article, nous préférons donc ne pas avancer de chiffre. Le montant exact s'affiche dans le service en ligne avant le paiement. Si un certificado de admissibilidade est nécessaire, il s'agit d'un coût à part.

Finanças et Sécurité sociale

Le Código do IRC (impôt sur les sociétés) impose une déclaration de modification chaque fois qu'un élément de la déclaration de début d'activité change, dans un délai de 15 jours pour une activité soumise à la TVA, ou de 30 jours dans les autres cas (article 118, paragraphe 5). Mais le paragraphe 7 du même article dispense de cette déclaration lorsque la modification est un fait soumis à inscription à la Conservatória do Registo Comercial, et le transfert du siège d'une société en fait précisément partie.

En règle générale, vous n'avez donc rien à déposer auprès de Finanças. Après l'inscription, vérifiez tout de même sur le Portal das Finanças que l'adresse a bien été mise à jour, car la Lei Geral Tributária prévoit qu'un changement de domicile ne produit pas d'effet tant qu'il n'a pas été communiqué à l'administration fiscale. Demandez à votre comptable de valider ce point. Communiquez aussi la nouvelle adresse à la Segurança Social, si la mise à jour n'est pas automatique.

Ce qu'il faut mettre à jour ensuite

L'inscription règle l'aspect juridique ; le reste vous revient. La loi impose d'indiquer le siège dans les contrats, la correspondance, les sites internet et toute l'activité externe (article 171 du Código das Sociedades Comerciais). Commencez par les coordonnées de l'émetteur dans votre logiciel de facturation et vos modèles de documents, car la prochaine facture doit déjà être juste. Passez ensuite au site, aux signatures d'e-mail et aux propositions commerciales. Prévenez banques, assureurs, fournisseurs et clients sous contrat. Revoyez aussi vos licences, autorisations ou enregistrements sectoriels. N'oubliez pas votre fiche Google Business Profile ni vos réseaux sociaux. Et gardez quelques mois la réexpédition du courrier de l'ancienne adresse.

Si le nouveau siège est à Maia

Si vous cherchez une adresse de siège sans avoir besoin d'un bureau, la Domiciliation de My Desk, au centre de Maia, coûte 20 €/mois ou 200 €/an, exonérée de TVA (article 53 du Código do IVA). Nous recevons vos lettres et petits colis et vous prévenons par e-mail, par WhatsApp et dans l'espace client, avec la photo de l'enveloppe. Le service est 100 % en ligne, peut être souscrit par une société, un entrepreneur individuel ou un particulier, et le contrat peut appuyer la demande d'inscription. Retrouvez toutes les formules sur la page tarifs ou souscrivez la Domiciliation directement.